Muistilista lehdistötiedotetta tekevälle taiteilijalle

Taiteesta tiedottaminen on kaksitasoista: sisäistä ja ulkoista. Sisäinen tiedottaminen on hankkeesta kertomista niille, joita taidehanke koskee ja jotka voivat saada taidehankkeesta jotain hyötyä. -tavoitteena on saada asianosaiset mukaan hanketta toteuttamaan. Ulkoinen tiedottaminen kertoo taidehankkeesta tiedotusvälineiden kautta taiteen kuluttajille. Hyvä tiedote on asiapitoinen, selkeä, kiinnostava ja lyhyt. Ammattitoimittajan käyttämistä kannattaa aina aharkita. Lue erilaisia lehdistötiedotteita ja tutustu niihin myös internetissä – saat tuntumaa.

1. Kirjoita vasempaan yläkulmaan lähettäjän/taiteilijan nimi (esim. taideyhdistyksen logo) ja oikealle asiakirjan nimi isolla: LEHDISTÖTIEDOTE. Päiväys tulee lehdistötiedote -sanan alle neljännelle riville.

2. Kirjoita, milloin lehdistötiedotteesi on julkivapaa, jotta toimitus tietää olla julkaisematta uutistasi liian aikaisin, esim. näin: Julkivapaa 30.8.2008. klo 12:00-.

3. Otsikoi. Jos et tiedä miten, pohdi mitä taidehankkeessa on saatu aikaan. Ota huomioon, että toimittajat etsivät jutustasi vain uutista. Tiedotteesi otsikko on aivan yhtä tärkeä kuin itse lehtijutunkin otsikko, sillä sen tehtävänä on herättää toimituksen mielenkiinto Käytä tarvittaessa ala- ja yläotsikkoa, jos otsikosta muutoin tulee liian pitkä.

4. Kerro viesti ensimmäisessä lauseessa. Tärkeintä on sisältö ja uutisarvo eli itse asia: on mietittävä, onko tiedolla merkitystä ostavan taideyleisön kannalta. Lauseiden ja kappaleiden tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä.

5. Tarkista tyyli. Kirjoita lehdistötiedote toimittajalle, älä kollegalle tai taiteen kuluttajalle. Älä yritä herättää kohderyhmän mielenkiintoa, vaan lehdistön! Jos juttusi ei mene läpi toimituksessa, ei se päädy myöskään kohderyhmälle. Selitä mahdolliset ammattitermit lyhyesti. Käytä virallista kirjepaperia Vältä kaikkea propagandaa ja liioittelua. Kirjoita koko ajan samassa aikamuodossa, mieluiten siitä” mitä tulee tapahtumaan” tai ”on tapahtunut”. Tyylisi tulisi muistuttaa uutisen rakennetta: tärkein asia laitetaan heti alkuun eli otsikkoon ja ensimmäiseen kappaleeseen, vähemmän tärkeät loppuun - ja epäolennaisuudet kokonaan pois!

6. Jos käytössäsi on logo, tai taiteilijaseurallasi on logo, neuvottele sen käytöstä etukäteen. Mieti, kannattaako sinunkin satsata omaan logoon.

7. Tiedotteen pituus. Taidehankkeesta kannattaa tehdä A4-kokoinen tiivistelmä. Sopiva tiedotteen pituus on 1 liuska. Mikäli sinulla on kuvamateriaalia, se on asia erikseen.

8. Yhteystiedot. Tiedotteen lopussa pitäisi olla ainakin yhden, mielellään kuitenkin kahden henkilön yhteystiedot, joilta saa asiasta lisätietoa. Tiedotetta ei kuitenkaan koskaan allekirjoiteta. Kerro, keneltä saa lisätietoja. ja kerro myös, kuka on tehnyt tiedotteen, ellet se ole sinä itse.

9. Postita, soita tai infoa netissä. Kannattaa joko soittaa toimituksiin ja kertoa omasta taidehankkeesta tai tulevasta tilaisuudesta tai kutsua toimittajia käymään. Tiedote on syytä kirjoittaa, vaikka toimittaja tulisikin henkilökohtaisesti käymään Toimituksissa on kiire, älä jää jaarittelemaan puhelimessa. Toinen, lähes parempi vaihtoehto on kirjoittaa valmis tiedote ja lähettää se tiedotusvälineille. Siihen voit liittää kutsun toimittajalle. Nyt myös nettisivut ovat tulleet merkittäviksi julkaisijoiksi, jotka avaavat taidetiedotteille uusia mahdollisuuksia.

10. Toimi ajoissa! Tiedote pitäisi lähettää hyvissä ajoin eli noin viikkoa aiemmin, jos on kyse taidetapahtumasta, avajaisista. tai mahdollisimman pian jos on kyse vaikka henkilövalinnoista. Tiedotteen voi lähettää postissa, faksilla tai sähköpostitse, mutta haluttu tapa kannattaa varmistaa aina kultakin tiedotusvälineeltä. Paperisessa tiedotteessa on se hyvä puoli, että siihen voi helposti liittää mukaan joitakin liitteitä, jos ne ovat tarpeen. Mieti, kannattaako tyytyä vain paikallismediaan?

11. Onnittele itseäsi hyvin laatimastasi tiedotteesta. Se on myös helppo toimittaa jatkossa pyydettäessä hankkeesta kiinnostuneille tahoille. Talleta se, äläkä anna alkuperäiskappalettasi jakeluun. Jos käytät pohjana vanhaa tiedotettasi – päivitä se ajan tasalle!

12. Itselle. Hankkeesta on hyvä tehdä leikekirja, johon tallennetaan kaikki lehti-ilmoitukset ja -jutut, esitteet, valokuvat ja muu muistamisen arvoinen materiaali. Säilytä myös kontaktilistasi mediataloihin, mutta muista jatkossa pitää se ajan tasalla: ihmiset ja toimenkuvat muuttuvat.

Muistilista kuvamateriaalin tuottamisesta lehdistön tarpeisiin

Yhtä tärkeää, joskus jopa vielä tärkeämpää kuin sanat lehdistötiedotteessa, ovat kuvat. Hyvä, laadullisesti ja sisällöllisesti onnistunut visuaalinen materiaali lisää huomioarvoasi ja kiinnostavuuttasi julkisuudessa. Kun sinulta kysytään lehtikuvia, ethän vastaa, että ”yhtään lehtijuttua ei vielä ole tehty”. Kuvamateriaalisi on oltava valmista jo ennen ensimmäistäkään juttua!

1. Verkkoon vai printtimediaan? Mieti ensin, tuleeko kuva verkkoon nettisivuille vai painokäyttöön – luultavasti sinun on valmistauduttava tuottamaan molempia. Sähköisissä kuvissa muista tarkkailla kokoa. Pientä kuvaa ei voi suurentaa ja toisaalta esim. julistekuva kärsii pienennettäessä. Jos et tiedä, miten menetellä, määrittele kuva osapuilleen lehden kokosivun kuvaksi, joka kestää pienennyksen kahdelle palstalle.

2. Resoluutio. Taiteessa ja yleensä aikakauslehdessä 300 dpi. Verkossa käytettävän kuvan resoluutio on ihan toista: näytöllä hyvännäköinen kuva voi lehden resoluutiolla olla postimerkkikokoa. Varmista asia! Tallennus kannattaa tehdä RGB -muodossa (kolmivärijärjestelmä red-green-blue) eikä CMYK – muodossa (cyan-magenta-yellow-key), jolloin kuvankäsittelyssä on enemmän mahdollisuuksia.

3. Tallenna CD:lle TIFF –muodossa, mutta älä tuki sähköposteja isoilla TIFF:eillä – eli kun siirrät e-postina, muunna kuva silloin JPG – muotoon – kysy, miten kuva halutaan.

4. Täysin ulalla? Kannattaa käydä vaikka jokin kurssi, joka auttaa selviämään pahempien ongelmien yli. Myös ammattilainen voi antaa hyviä neuvoja, joita aina kannattaa kysyä.

5. Vaaka vai pysty? Mieluummin kannattaa tarjota molempia! Sanomalehden taitto rytmittää toisinaan kokonaisuuksia : joskus tarvitaan vaakaa, joskus pystyä. Auta jo etukäteen tarjoamalla molemmat vaihtoehdot!

6. Tekninen laatu. Hyvälaatuinen 35 mm:n kinodia riittää useimmiten, mutta on teoksia, joissa isokokoinen dia olisi parempi.

7. Teostiedot. Varusta kaikki kuvasi teostiedoilla (huom. todellakin
k a i k k i). Laita myös ohjeet siitä, miten päin teos on kuvattu. Erehdyksiä tapahtuu aina, koska materiaali, joka taiteilijoilta tulee, ei aina ole kunnolla merkittyä. Merkitse tekijänoikeudet.

8. Palautusosoite. Tämä koskee myös CD:n kansia. Kaikkeen materiaaliin. K a i k k e e n!

9. Esille. Kuvia kannattaa jättää esille paikkoihin, joissa se on mahdollista. Omissa liitoissa on tarjolla portfolioille ja kuvakokoelmille hyvä paikka, joissa ihmiset voivat niihin tutustua. FRAME, näyttelynvaihtokeskus. Toisinaan valitaan esittelyjuttuihin materiaalia sellaisista taiteilijoista, jotka ovat toimittaneet materiaalia FRAMEen. Jos siellä ei ole materiaaliasi, voit jäädä tulematta valituksi ja julkisuuden ulkopuolelle. Ei alustajilla, puheenpitäjillä ja toimittajilla aina ole aikaa penkoa esiin töitäsi. Laita ne siksi helposti saataville!

10. Www –sivusi osoite on oltava esillä lähes kaikkialla. Kirjoita sitä aina ja niin moneen paikkaan, kuin mahdollista, ja kun näin teet, muistathan myös päivittää sivujasi ja pitää ne ”salonkikelpoisina”. Koskaan ei voi tietää, kuka niitä tarkastelee! Toimittajat saattavat unohtaa myöhemmin kerran nähdyn taulun, ja siksi on hienoa, jos muistiaan voi virkistää katsomalla netistä, millainen se olikaan.

11. Hyvät diat, CD:llinen kuvamateriaalia, verkkosivut, julisteet, postikortit ja valokuvat sekä kaikki muu visuaalinen tiedottamisesi on syytä laatia tyylikkään yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, jolla on jokin yhteinen nimittäjä.

12. Mistä näitä saa lisää? Joku luultavasti ihastuu kuvamateriaaliisi niin, että se loppuu kesken, sillä joku hamstraa kuviasi ehkä liikaa tiedotustilaisuudessasi tai näyttelysi avajaisissa. Kuvat ovat nykyisin haluttuja. Lehdistötilaisuudessa käyvät toimittajat haluavat ehkä printtiin nimesi ja myöhemmin kehystää sen tauluksi kotinsa seinälle. Se on aivan oikeutettua ja hienoa, ole siitä ylpeä! Älä missään nimessä kiellä ketään ottamasta enempää kuin yksi. Varaa tarpeeksi kuvamateriaalia kaikille sinusta kiinnostuneille. Kohteliaisuus kannattaa, vaikka siinä meneekin muutama euro enemmän!

Teksti: Aulikki Järvinen-Nummi

Lähde/ Suositeltavaa luettavaksi:
Taiteilija. Lehti nro 1/2003. Sivut: 12-13.
Otso Kantokorpi, Kuvataiteilija ja teosten valokuvaaminen.